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Política de privacidad

Colo Coffee S.A.S. (En adelante, simplemente Colo), sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá, ubicado en la dirección Carrera 12A No. 83-48, con teléfono 7030325, y correo electrónico admin@colo.coffee, por medio de la presente se permite establecer y hacer públicos los principios y parámetros mediante los cuales adelantará el tratamiento de los datos personales que recolecte en desarrollo de su objeto social, en las calidades tanto de responsable, como de encargado del manejo de la información: 

1. Objeto

Por medio de la presente política de tratamiento de datos, Colo pretende establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos personales recolectados, usados y almacenados por esta compañía en desarrollo de su objeto social; en las calidades de responsable y/o encargado del tratamiento de la información según sea el caso. 

Todo lo anterior tiene como fundamento la ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto Nacional 1377 de 2013, y el Decreto 1074 de 2015, circulares complementarias y sus fundamentos constitucionales respecto a la protección de la intimidad, protección de los datos de las personas y el derecho al habeas data. 

2. Ámbito de aplicación. 

La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. 

Las disposiciones contenidas en esta política se aplicarán a cualquier base de datos personales que se encuentren en custodia de Colo, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento. 

3. Definiciones. 

De conformidad con la ley 1581 de 2012, para los efectos de la presente política, se entiende por: 

a) Autorizaciones: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos personales que no tengan la característica de públicos. 

b) Base de datos personales: Conjunto organizado de datos que es objeto de tratamiento de la empresa. Puede ser automatizada o física de acuerdo con su forma de almacenamiento. 

c) Dato Personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, identificándolas. 

d) Dato personal sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Razón por la cual gozan de una protección especial, en específico se refieren a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, pertenencia a sindicatos, entre otros. 

e) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y su tratamiento. 

f) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otra realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento. 

g) Titular del dato personal: Es la persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento. 

h) Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones que se realizan sobre datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, supresión, etc. 

i) Área encargada: Persona o grupo de personas que tienen bajo su custodia y responsabilidad al interior de la empresa las bases de datos personales. 

j) Habeas data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar en cualquier momento la información de su propiedad, que manejen terceros.

4. Tratamiento y finalidades. 

El tratamiento que realizará Colo actuando como responsable y/o encargado será el de recolectar, almacenar, procesar, usar, administrar, circular y transmitir los datos personales, atendiendo de forma estricta los lineamientos establecidos por la ley, con las siguientes finalidades según sea el caso: 

4.1 Datos de Empleados 

Colo tratará los datos recopilados en estas bases de datos para: 

a) Crear archivos específicos para cada trabajador con sus datos personales con el fin de utilizarla cada vez que ello sea requerido.

b) Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la sociedad Colo a favor del empleado en desarrollo del contrato de vinculación suscrito con el empleado.

c) Adelantar las afiliaciones de los empleados y los beneficiarios que este designe, dirigidas al cumplimiento las obligaciones determinadas por la ley laboral generadas como consecuencia de la vinculación del empleado con Colo.

d) Asignación de usuarios y cuentas de correo corporativas, lo cual trae consigo la generación y envío de correspondencia en desarrollo del contrato suscrito entre el trabajador y Colo.

e) Consulta y custodia del historial académico, disciplinario y laboral del empleado con el fin de llevar un registro histórico de tal información de los trabajadores que ingresan a la empresa, lo cual a futuro puede ser utilizado para entregar referencias en caso de ser requeridas.

f) Cumplimiento en pago de Nómina y obligaciones parafiscales causados a favor del empleado en virtud de su vínculo laboral.

g) Creación de canales de contacto entre la empresa, el empleado y sus familiares en caso de ser requerido.

h) Manejo de información contable y laboral para el cumplimiento de requerimientos contractuales y legales.

i) Respecto a ex empleados, se conservará la información en caso de ser requerida por alguna autoridad judicial o administrativa.

j) Respecto a candidatos que entregaron su información al momento de participar en procesos de selección, ocasionalmente esta información será conservada con el fin de efectuar un nuevo contacto en caso abrirse una nueva vacante.

k) Registro y control biométrico y de video con el fin de salvaguardar las personas y los bienes que se encuentran al interior de la Sociedad Colo y de los establecimientos de comercio de propiedad de Colo. 

4.2. Proveedores. 

Al interior de la organización se ha decidido organizar estas bases de datos en tres categorías para mayor facilidad en su tratamiento, a saber: proveedores fijos, ocasionales y prospectos. Sin embargo, y pese a este esquema interno, los datos compilados en esta base de datos serán utilizados para: 

a) Recopilar información general y de contacto de todos los proveedores que han prestado, prestan y pueden llegar a prestar servicios a favor deColo.

b) Establecer un canal de contacto entre los proveedores y Colo.

c) Preparación y remisión de correspondencia e información por parte de Colo respecto actividades internas, promocionales y sorteos, en los que puedan llegar a participar los titulares.

d) Generación y envío de correspondencia en los casos que Colo decida impulsar campañas para dar a conocer sus productos, servicios y otros.

e) Seguimiento a la ejecución de los acuerdos, contratos, u órdenes de compra generados en virtud de la relación comercial entre Colo y el proveedor.

f) Registro contable y seguimiento interno respecto pagos a proveedores.

g) Solicitud de cotizaciones, propuestas y generación de órdenes de compra.

h) Cumplimiento de obligaciones administrativas, contractuales, contables y/o tributarias.

i) Contacto para cotizaciones y solicitud de nuevos servicios y productos requeridos por la empresa con el fin de desarrollar en debida forma su objeto social.

j) Verificación de referencias comerciales. 

4.3. Clientes. 

Colo en desarrollo de su objeto social trata la información contenida en esta base de datos para las siguientes finalidades: 

a) Comercialización de productos y servicios que, en desarrollo de su objeto social, Colo suele ofrecer en el mercado.

b) Expedición de facturas de venta generadas a partir de la compra de productos por parte del cliente.

c) Realizar seguimientos o estudios encaminados al mejoramiento del servicio que presta, así como de los productos que comercializa Colo.

d) Atención a peticiones, inquietudes, quejas y solicitudes elevadas por los clientes.

e) Informar por cualquier medio, las promociones, novedades, productos y servicios actuales y futuros relacionados con los eventos, concursos, actividades de promoción, fechas especiales, cortesías en su cumpleaños y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de Colo, y/o promociones, novedades, productos y servicios promovidos directamente por aliados estratégicos de Colo que les generen valores agregados a los usuarios y/o clientes.

f) Adelantar en debida forma el desarrollo de actividades promocionales, eventos, concursos y sorteos ideados por Colo para fidelizar sus clientes.

g) Generar y remitir información de interés respecto publicidad, actividades promocionales, concursos, y sorteos.

h) Ofrecimiento de incentivos a todos los clientes que hacen parte de los grupos de interés creados por Colo, dirigidos a fidelización del cliente.

i) Elaboración de encuestas de satisfacción sobre el funcionamiento general y los servicios prestados por Colo.

j) Cumplimiento de obligaciones contractuales.

k) Cumplimiento de obligaciones de carácter administrativo, contable y/o tributario.

l) Si es el caso, adelantar gestiones de cobranza en caso de existir saldos vencidas o capital en mora por parte de los clientes.

m) Invitación a eventos promovidos u organizados por Colo, con el fin de promocionar e impulsar nuevos productos y servicios

n) Registro y control biométrico y de video con el fin de salvaguardar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran al interior de los establecimientos de comercio propiedad de Colo. 

4.4. Niños y adolescentes menores de edad: 

En cumplimiento con lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015, estos datos siempre serán solicitados bajo el consentimiento del representante del menor quien estará previamente informado sobre el tratamiento que se les dará, las finalidades, y en pleno conocimiento que no se encuentra en la obligación de entregar los mismos. 

De igual forma se tratarán de conformidad con lo desarrollado por la Corte Constitucional Colombiana, esto es, siempre respetando sus derechos fundamentales y buscando la consecución de su bienestar y el desarrollo de sus intereses superiores. 

Así las cosas, Colo puede solicitar datos de menores de edad para la consecución de las siguientes finalidades: 

a) Afiliaciones como beneficiarios de los servicios vinculados a las prestaciones sociales a solicitud de su representante.

b) Creación de grupo de los menores de edad, hijos de los empleados, para los obsequios de Navidad.

c) Control y registro biométrico y de video instalado en los establecimientos de comercio propiedad de la empresa con el fin de salvaguardar la seguridad de los bienes y las personas que se encuentran a interior de los mismos. 

4.5. Datos Biométricos: 

Colo ha decidido implementar sistemas de seguridad (monitoreo a través de Circuito Cerrado de Televisión) en sus instalaciones con el fin de evitar ser objeto de actividades delictivas, así como para salvaguardar la integridad y seguridad de las personas y bienes que allí se encuentren. 

Por último y en concreto, las demás finalidades que Colo considere pertinentes para el correcto y normal desarrollo de su objeto social, siempre y cuando sean previamente informadas al titular de la información. 

5. Derechos de los titulares de la información. 

Los titulares de la información contenida en las bases de datos que trate Colo sea como responsable, o como encargado del tratamiento tienen los derechos que a continuación se relacionan de conformidad con lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la normativa aplicable y vigente. 

El ejercicio de dichos derechos solo podrá adelantarse de forma exclusiva por el titular del dato o por las personas que este autorice de conformidad con lo establecido por la ley. 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las leyes que regulan la materia.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

6. Deberes de Colo respecto de las bases de datos con información personal de terceros cuando actúe como responsable y encargado. 

6.1 Deberes como Responsable del tratamiento. 

Cuando Colo asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales adelantará tal gestión en cumplimiento de los siguientes deberes, sin perjuicio claro está de las demás disposiciones previstas en la ley. 

a) Garantizar al titular de la información en cualquier momento y de forma gratuita el pleno y efectivo ejercicio de los derechos que tiene a conocer, actualizar, modificar y rectificar sus datos.

b) Solicitar, y conservar en los casos que sea necesario copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su uso, acceso, adulteración, consulta no autorizada o fraudulenta, adulteración o pérdida.

d) Actualizar la información y en caso de efectuar cambios sustanciales en el tratamiento de las bases de datos, informarlo tanto a los titulares como al encargado en caso de existir.

e) Rectificar la información cuando sea incorrecta y en caso de existir un encargado del manejo de la misma, informarle.

f) En caso de existir un encargado del tratamiento de la información, suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el titular.

g) Tramitar las consultas y reclamos formulados por titulares de la información dentro de los términos señalados la ley y replicados en esta política de tratamiento.

h) Socializar con las áreas encargadas al interior de la empresa los procedimientos y políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley que regula la materia.

i) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

j) Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los estándares de seguridad de la información y por ende existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

6.2 Deberes como Encargado del tratamiento. 

Cuando Colo asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio claro está de las demás disposiciones previstas en la ley. 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento de acuerdo a los términos que se hayan pactado en los contratos con estos.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y la ley que rige la materia.

f) Socializar con las áreas encargadas al interior de la empresa los procedimientos y políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley que regula la materia.

g) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.

i) Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los estándares de seguridad de la información y por ende existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

7. Procedimiento para la atención de solicitudes y reclamos por parte de los titulares de la información. 

En desarrollo del derecho fundamental de los titulares al Habeas Data respecto de los derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación, o cancelación se seguirá el siguiente procedimiento: 

a) Los derechos sobre los datos personales sólo podrán ser ejercidos directamente por el titular, o por un tercero habilitado legalmente de acuerdo a lo establecido por la ley 1581 de 2012. Esta condición se acreditará mediante copia del documento de identidad, y en caso de ser autorizado, el poder debidamente otorgado.

b) La solicitud para ejercer cualquiera de estos derechos deberá hacerse a través del canal delimitado por Colo dentro de la presente Política de Tratamiento de datos personales.

c) La solicitud de ejercicio de los derechos deberá contener: 

    • Nombre del titular del dato, y de ser el caso de su apoderado o representante. 
    • Petición concreta y precisa del derecho que pretende ejercer. En cada caso, la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que Colo proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta. 
    • Dirección para notificaciones. 
    • Documentos que soportan la solicitud. 
    • Firma de la solicitud. 

En caso de faltar alguno de los requisitos indicados, Colo lo comunicará al solicitante dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean completados. Si transcurridos dos meses sin que se presente la información requerida se entiende que se ha desistido de la solicitud. 

Colo internamente se encargará de crear una base de datos sobre Peticiones y reclamos, así como de cumplir con la obligación legal de reportarlos ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 

En caso de que Colo actúe como responsable de la información atenderá el reclamo en un máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no puede superar en ningún caso los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

A su turno, en caso de que Colo actúe como encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en la petición o reclamo, y comunicará al responsable del tratamiento de la información la solicitud, con el fin de que éste de la respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado, lo cual será informado al titular para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable de la información y en consecuencia el obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho. 

De conformidad con lo establecido por la ley, en caso de pretender acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite acá descrito. 

8. Canal designado para la recepción de peticiones y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares de la información. 

En todo caso, Colo actuando como encargado o como titular de la información recibirá peticiones y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares de la información en el correo electrónico: 

admin@colo.coffee

Dicho correo será controlado y manejado por el área administrativa de la empresa, quien conoce sus obligaciones legales con el fin de atender los requerimientos que por dicha vía se eleven. 

Cualquier cambio en este canal será informado en debida forma a los titulares de la información. 

9. Prohibiciones. 

En desarrollo de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y su correcta aplicación, se establecen las siguientes prohibiciones: 

a) Colo prohibe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización previa del titular del dato y de Colo mismo.

b) Colo solo ejerce el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad mediante autorización expresa de sus representantes legales, todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de este tipo de datos se deberá hacer asegurando los derechos prevalentes que la constitución política reconoce a estos, y para las finalidades específicamente informadas previo a la entrega de los mismos.

c) Está prohibida la transferencia internacional de datos personales a terceros países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, aplicando las excepciones que se han establecido para estos casos. 

10. Temporalidad de los datos. 

La permanencia de los datos tratados por Colo sea como responsable o como encargado del tratamiento estará determinada por la finalidad por la cual dichos datos fueron recogidos o entregados a Colo, según sea el caso. 

Por lo tanto, una vez se agote la finalidad de Colo, procederá a su destrucción o devolución, según como se estime pertinente. 

De todas formas, Colo es consciente que existen obligaciones de carácter legal, laboral, contable y tributario que le obligan a conservar por cierto tiempo determinado algunos datos, por lo que se compromete a hacerlo sólo y únicamente para tal efecto, adoptando las medidas técnicas y de seguridad que un tratamiento adecuado. 

11. Medidas de seguridad. 

Colo, como desarrollo del tratamiento de los datos personales que recoja o sobre los cuales esté encargado según sea el caso, adoptará todas las medidas de seguridad, físicas, tecnológicas y administrativas que considere pertinentes según los datos que maneje, las cuales serán aplicables en todo caso a las áreas encargadas. 

Colo, en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 y las exigencias establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio comunicará a esta última cualquier caso de fallas en la seguridad de la información que pueda haber causado pérdida, robo, consulta o modificación fraudulenta, y las medidas que se tomaron al respecto. 

12. Entrega de datos personales a autoridades administrativas y judiciales. 

En caso de que las autoridades con funciones jurisdiccionales o administrativas soliciten a Colo la consulta y/o entrega de datos personales consignados en sus bases de datos; se evaluará de forma interna tal petición, y en caso de cumplir con todos los requerimientos legales, se documentará internamente el caso y se agregará al histórico que maneje internamente la sociedad, esto en cumplimiento de las normas que rigen la materia. 

13. Vigencia. 

La presente política de tratamiento de datos personales a cargo de Colo quien actúa como responsable y encargado del tratamiento de información de terceros paralelamente ha sido aprobada y por lo tanto regirá a partir del 1 de enero de 2018, con un término indefinido hasta que se adelante una reforma sustancial a la misma, Fenómeno que será debidamente informado a través de los canales dispuestos. 



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